Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Yahoo , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , предоставляют возможность отправлять одно электронное письмо большому числу получателей. Обычно Вы можете сделать это с помощью функции Копия (на английском языке для ее обозначения принята аббревиатура СС ), или Скрытая копия (CCB ). При отправке сообщения в Копии получатели могут видеть электронные адреса других людей, которым также отправлено это письмо. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.
Добавление адреса получателя
Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.
Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.
Как создать копию электронного письма
Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:
Как создать скрытую копию электронного письма
Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.
Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .
Изображение: © Руслан Нестеренко - 123RF.com
Для совершения покупок в интернете на англоязычных торговых площадках: аукционе eBay, гипермаркете Amazon , китайской Aliexpress , да и сотнях других, совершенные знания английского языка вовсе не обязательны. Описания товаров вполне можно перевести автоматическим переводчиком типа translate.ru или же просто, с помощью любой поисковой системы найти аналогичный товар в русскоязычном сегменте интернета с уже переведенным описанием. Переписка же с продавцами на eBay и персоналом интернет - магазинов обычно сводится к стандартным фразам.
Мы попытались составить небольшой «разговорник» с набором наиболее часто используемых фраз и выражений, которые вы можете использовать для типичных ситуаций. Фразы составлены максимально просто, чтобы вы при необходимости всегда могли «сконструировать» нужное письмо.
- Вежливость не помешает в любых ситуациях. Старайтесь всегда начинать свое сообщение приветствием, а заканчивать прощанием и подписью.
- В письме всегда должна быть конкретика, помните, что у людей к которым вы обращаетесь, как правило, вы не единственный клиент. Поэтому всегда указывайте идентификатор товара(ов), которых касается письмо: это может быть номер лота на eBay, внутренний номер товара в интернет - магазине, в крайнем случае просто вставьте стандартный URL - ссылку на товар. В письме после слова товар - item, вы всегда можете вставить номер или ссылку в скобках.
- Если ваши познания в английском оставляют желать лучшего - не стоит строить сложные конструкции. В этом случае краткость - ваш конек. Используйте простые фразы.
- Неуважение, хамство, грубость, угрозы никогда не приносят пользы. Старайтесь никогда не «сжигать последний мост» оскорблениями, даже в самой сложной и казалось бы безвыходной ситуации. Это не в ваших интересах - ведь все может измениться. На eBay грубость и оскорбления наказуемы, а за угрозы аккаунт пользователя может быть заблокирован.
- Постарайтесь чтобы письмо было аргументированным. Не делайте голословных утверждений, заявлений, не выдвигайте необоснованных требований. Все написанное подкрепляйте фактами.
Шаблоны писем и стандартные фразы на других языках
Стандартные фразы
| Русский | Английский |
| Уважаемый продавец | Dear Seller |
| Уважаемый / уважаемая | Dear Sir / madame |
| Я выиграл лот(ы) | I have won item(s) |
| Я купил товар(ы) | I have bought an item(s) |
| С наилучшими пожеланиями | Best Regards |
| Всего хорошего | Kind Regards |
| Мне очень жаль. | I"m really sorry. |
| Отлично. | Great. |
| Я уже неоднократно совершал покупки на eBay и имею хорошие отзывы в своем профайле, как вы можете убедиться. | I have already purchased items on eBay and I have good feedbacks in my profile, as you can see. |
| Я пытался связаться с вами, однако ответа не получил. | I tried to contact with you, but I haven’t got any reply. |
Вопросы о приобретаемом товаре
| Русский | Английский |
| Прошу вас прислать мне несколько дополнительных фотографий данного товара. Желательно в хорошем разрешении. | I kindly ask you to send me a few additional photos of this item. It is desirable to send photos in high resolution. |
| Вы могли бы предоставить мне более полную информацию относительно данного товара? | Could you please give me more information about this item? |
| Где был приобретен данный товар? | Where was this item bought? |
| Когда был приобретен данный товар? | When was this item purchased? |
| В каком состоянии находится данный товар? | What is the state of this item? |
| Почему вы решили продать этот товар? | Why have you decided to sell this item? |
| В какой стране был произведен этот товар? | In what country was this item produced? |
| Есть ли у вас документ подтверждающий дату и место приобретения данного товара (кассовый чек/счет)? | Do you have a document that confirms the date and the place of this item purchase (cashier’s receipt / bill)? |
| Есть ли у вас гарантийный талон на данный товар? Можете прислать мне его копию? | Do you have a warranty service coupon for this item? Could you please send me the copy of it? |
| Идет ли в комплекте диск с программным обеспечением? | Do you provide the disk with software? |
| Какое основное программное обеспечение установлено на данный момент? | What basic software is now installed? |
| Серийный номер устройства? | What is the serial number of the device? |
| Идет ли в комплекте чехол? | Do you provide the case? |
| Поставляется ли в комплекте комплект креплений? | Do you provide the complete set of fastenings? |
| Поставляется ли в комплекте зарядное устройство? | Do you provide a charger? |
| Пришлите мне пожалуйста фотографии информационной этикетки данного товара, где будет видна страна-производитель / состав ткани / размер / спецификация блока питания / серийный номер. | Please, send me the photos of information label of this item, from which I could find out the country-producer / structure of the fabric / size / the power unit specification /serial number. |
| Была ли данная вещь в стирке или химчистке? | Was this item laundered or dry-cleaned? |
| Не отдавали ли вы это изделие в ателье / мастерскую для ремонта / подгонки по фигуре (росту)? | Have you taken this item to the atelier / to the workshop for repair / alteration to the body (height)? |
| Это изделие из кожи или из кожзаменителя? | Is this item made of leather or of leatherette ? |
| Это изделие целиком кожаное или присутствуют вставки из кожзаменителя / ткани? | Is this item entirely made of leather or there are insets of leatherette / fabric? |
| Это изделие имеет видимые / скрытые дефекты? | Does this item have visible / hidden defects? |
| Вы можете измерить длину стельки? | Could you please measure the length of the insole? |
| Как долго это изделие было в использовании (использовалось)? | How long was this item in use (used)? |
| На сколько вы бы оценили состояние этого изделия по десятибалльной шкале (0 - ужасно, 10 - безупречно)? | How would you evaluate condition of this item in ten-point system (0 - terribly, 10 - irreproachably)? |
| Этот товар абсолютно новый с ярлыками / этикетками / наклейками в упаковке производителя? | Is this item absolutely new with tags / labels / stickers in manufacturer’s box? |
| Блок питания данного устройства рассчитан на 110 или 220 вольт? Или же он универсальный 110–220? | Is the power unit of this devi с e rated at 110 or 220 volts? Or is it universal 110-220V? |
| Данное устройство укомплектовано сетевой вилкой европейского или US стандарта? | Is this devise supplied with a plug of European or US standard? |
| Как долго использовалось данное устройство? | How long was this device used? |
Оплата товара
| Русский | Английский |
| Я выиграл следующие лот(ы) (номера лотов #), я прошу выслать мне общий счет для оплаты. Доставка посредством USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). | I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you send me general invoice. Delivery via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). |
| Я приобрел у вас следующие товар(ы) (номера лотов #), я прошу объединить их в одну посылку и выслать мне общий счет для оплаты. | I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you to unite them into one parcel and send me general invoice. |
| Я приобрел у вас товар (номер лота #), я пока не оплачивал его, т. к. планирую также приобрести (номер лота #). Вы можете отсрочить оплату и если я выиграю этот лот (номер лота #) объединить все товары в одну посылку и выслать мне общий счет на оплату? | I have purchased an item # , and I have not paid for it yet, because I’m going to purchase another item #. Could you please put off the payment, and if I win the item # , unite all the items into one parcel and send to me total invoice? |
| К сожалению у меня возникли небольшие затруднения с оплатой, могу ли я попросить об отсрочке платежа на.... дней? | Unfortunately, I have some problems with payment, can I ask for a delay for ... days? |
| К сожалению у меня не получается отправить платеж, пришлите мне пожалуйста идентификатор вашего Paypal, чтобы я отправил средства непосредственно со своего аккаунта. | Unfortunately, I cannot send the payment. Please, send me the identifier of your Paypal in order that I could send money directly from my account. |
| Я могу оплатить товар каким-нибудь другим способом кроме Paypal? | Is it possible to pay in a different way than Paypal? |
| Могу я заплатить посредством (международного банковского перевода, Paypal)? | Can I pay via (international bank transfer, Paypal)? |
| Пришлите мне пожалуйста банковские реквизиты. | Could you send me please bank account information? |
| НДС должен быть возвращен на мой Paypal (карточный) счет. | The VAT value needs to be refunded to my Paypal (credit card) account. |
| Я не могу оплатить покупку через Пайпал, т. к. эта онлайновая платежная система не работает с жителями моей страны. | I can’t pay for the purchase via Paypal, because this online payment system does not work with citizens of my country. |
Доставка. Страховка. Таможня
| Русский | Английский |
| Доставка. | Delivery. |
| Страховка. | Insurance. |
| Таможня. | Сustoms. |
| Я заинтересован в покупке Вашего товара(ов), однако вижу, что вы не отправляете заказы в страну, где я проживаю (Россия, Украина). Вы можете сделать для меня исключение и отправить мне товар(ы) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл)? | I’m interested in purchasing your item(s), but I see that you don’t send them to the countries I live in (Russia, Ukraine). Can you make an exception for me and send me the item(s) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)? |
| Я просил бы вас отправить посылку посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл). | I would like you to send the parcel via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail). |
Я заинтересован в покупке вашего товара(ов), однако предлагаемый способ доставки меня не устраивает, т. к. он:
|
I’m interested in purchasing of your item(s), but the way of delivery you suggest isn’t convenient for me because:
|
| Вы можете отправить мне этот товар(ы) в Российскую Федерацию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством EMS (Приорити, Ройал Мейл)? | Could you please send this item(s) to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)? |
| Я прошу вас качественно упаковать купленный мной товар(ы). Готов оплатить это дополнительно. | Please, pack up the purchased item(s) good. I’m ready to pay for it additionally. |
| Я приобрел у вас товар(ы) .... Скажите пожалуйста вы уже отправили посылку? | I have purchased next item(s) from you .... Please let me know if you have already sent the parcel. |
| Сообщите мне пожалуйста полную стоимость включая доставку в Россию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл) и страховку. | Please, let me know the total cost including delivery to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority Mail, Royal Mail) and insurance. |
| Можете назвать дату когда вы отправили посылку? | Could you please tell me the date when the parcel was sent? |
| Пришлите мне пожалуйста номер для отслеживания хода доставки. | Please, send me the tracking number. |
| Я к сожалению до сих пор не получил отправленный мне товар(ы). | Unfortunately, I haven’t got sent item(s) yet. |
| Я хочу инициировать розыск посылки, но для этого мне нужны скан-копии чека об отправке и таможенной декларации CP22/23. | I would like to initiate a parcel search, but I need the scan-copies of the cheque of shipment and customs declaration CP22/23. |
| Прошу вас указать в таможенной декларации следующую стоимость посылки: ... $ | I kindly ask you to specify in the customs declaration the following value of a parcel: ... $ |
| Прошу вас отправить мне этот товар, как «бывший в употреблении» сняв с него все наклейки, ярлыки, ценники. |
Please, take all the stickers, labels, and price tags off and send me the item as "used". |
| Возможно ли дополнительно застраховать посылку? На сумму... . | Is it possible to insure the parcel additionally? To the amount of ... . |
| Я до сих пор не получил отправленную посылку. Вы можете инициировать ее розыск и получение страхового возмещения? | I still haven’t got the sent parcel. Could you please initiate the search and insurance compensation? |
| Это поможет избежать уплат лишних таможенных платежей. | This will help to avoid duties. |
Посредники
| Русский | Английский |
| Вы можете отправить этот товар(ы) моему другу в США, который затем отправит ее мне? Возможно ли это? | Could you please send this item(s) to my friend in USA who will send it to me then? Is it possible? |
Мой друг (моя партнерская компания) в США:
|
My friend (my partner company) in USA:
|
| Мой друг (моя партнерская компания) оплатит товар(ы) (посредством Paypal). | My friend (my partner company) will pay for the item(s) (via Paypal). |
| Я сам оплачу товар посредством Paypal. | I will pay for the item(s) myself via Paypal. |
Отмена сделки
Товар не получен / не соответствует описанию. Диспуты. Возвраты
| Русский | Английский |
| Вы обещали мне полный (частичный) возврат средств за купленный товар(ы), однако до сих пор не сделали этого. Я могу спросить почему? Когда вы сделаете возврат? | You have promised me full (partial) refund of money for item(s) purchased from you, but you have not done it yet. Can I ask you why? When do you do the refund? |
| Я вынужден оставить вам отрицательный отзыв, т. к. товар(ы) мной до сих пор не получен (полученный товар не соответствует описанию). | I have to give you a negative feedback because I haven’t received the item(s) yet (the delivered item doesn’t not correspond with description). |
| Вы можете гарантировать компенсацию стоимости возврата если полученный мной товар будет не соответствовать описанию? | Do you guarantee the compensation of the return cost in case the item doesn’t correspond with description? |
| Я приобрел этот товар, оплатил его через Paypal, но он до сих пор не получен. | I have purchased the item, paid for it via PayPal, but I haven’t received it yet. |
| Пожалуйста верните мне всю уплаченную сумму, как можно скорее. | Please refund me in full asap. |
| Присланный мне товар не соответствует описанию (сломан), но отправлять его вам обратно очень дорого, я могу рассчитывать на частичный (полный) возврат уплаченных средств на свой Paypal аккаунт? | The item delivered to me doesn’t correspond with description (it’s broken), but it’s too expensive to send it back to you. Can I ask for a partial (full) refund of money to my Paypal account? |
| Товар, который я приобрел у вас нуждается в ремонте. Как мне сообщили в сервисном центре, ремонт обойдется в.... Я могу рассчитывать на частичный возврат средств на сумму ремонта? (частичный возврат на мой Paypal аккаунт)? | The item I have purchased from you needs to be repaired. In the service centre I was told that repair will cost .... Can I ask for partial refund of money to the sum of the repair cost (partial refund of money to my Paypal account)? |
| В посылке оказался не тот товар, который я приобрел. | In the parcel there was not the item I had purchased. |
| К сожалению я вынужден перевести диспут в жалобу. | Unfortunately, I have to turn the dispute into claim. |
| Вы принимаете возврат товара из России (Украины)? | Do you accept return shipping from Russia (Ukraine)? |
Обмен отзывами
Стандартные фразы для положительного отзыва
| Русский | Английский |
| Полное, правдивое описание товара. | The full and true description of the item. |
| Хорошая цена. | Good price. |
| Отличная коммуникация. | Great communication. |
| Всем рекомендую. | I recommend everyone. |
| Приятно иметь дело. | It’s a pleasure to deal with. |
| Буду покупать еще. | I will purchase more. |
| Настоящий профессионал. | A real professional. |
| Товар соответствует описанию. | The item corresponds with description. |
| Товар получен в кратчайшие сроки. | The item was delivered very fast. |
| Отличный продавец. | Great seller. |
Стандартные фразы для негативных отзывов
| Русский | Английский |
| Я получил товар, который не соответствует описанию продавца. | I have received an item that doesn’t correspond with the seller’s description. |
| Товар до сих пор не получен. | I still haven’t received the item. |
| Имела место задержка с отправкой купленного товара. | The sending of purchased item was delayed. |
| Плохая коммуникация. | Bad Communication. |
| Продавец на письма не отвечает. | The seller doesn’t reply to the letters. |
| Получен сломанный (разбитый) товар (в плохом состоянии). | I have received broken (smashed) item (in a bad condition). |
| Продавец не отвечает на телефонные звонки. | The seller doesn’t answer the phone. |
| Товар не оригинальный. Получена подделка. | The item is not original. I have received the fake. |
| Продавец плохо упаковал товар(ы). | The seller has badly packed the item(s). |
| Указанный в описании размер не соответствует размеру полученного товара. | The size mentioned in the description doesn’t correspond with the size of the item delivered. |
| Торгует подделками (контрафактом). | He is selling counterfeit items. |
| Груб в общении. | He’s rude. |
| Неприкрытое хамство. | Bald-faced rudeness. |
| Продавец оскорбил меня. | The seller outraged me. |
| Мошенник. | Swindler. |
| Не советую иметь с ним дело. | I advice to avoid him. |
| Продает товар не имея его в наличии. | He sells items that he doesn’t have. |
| Товар мне так и не отправил. | He has never sent me the item. |
| Продавец вернул мне деньги (часть денег). | The seller refunded me money (refunded a part of money). |
| Полученный товар в плохом состоянии. Порван (грязен, сломан). | The item delivered in bad condition. It’s torn (dirty, broken). |
| Отказался вернуть деньги. | He denied to refund money. |
| Указал в таможенной декларации иную сумму, нежели было оговорено. | In the customs declaration he specified different sum than was agreed. |
| Отправил товар(ы) иным способом нежели было оговорено (более дешевым). | He sent the item(s) in a different way than was agreed (more inexpensive). |
| Ввел меня в лишние расходы. | He put me to extra expense. |
Инструкция
Для начала необходимо подготовить документ, который нужно отправить по факсу. Распечатывается текст документа, как правило, на листе формата А4, но определенные модели факсимильных аппаратов поддерживают и минимальный размер документа – 128 мм на 128 мм. Обычно в , поддерживающие этот формат, встроены регуляторы размера документа. Итак, после того как документ в необходимом формате распечатан, внимательно осмотрите его. Качество печати текста должно быть достаточно хорошим, чтобы у вашего адресата не возникло проблем с разбором текста. Если после печати на документе смазались чернила, то воспользоваться услугами принтера еще раз.
Третий возможный способ - скачайте или купите программу, которая устанавливается на компьютере и позволяет отправлять факсы, например, Venta4Net или FaxManager. Преимущество в том, что производится единоразово, что более разумно . Учтите, что для правильной работы таких программ иногда требуется , который подключен к телефонной линии.
Современная офисная техника очень проста в управлении. Однако неопытному делопроизводителю может понадобиться некоторое время, чтобы разобраться в тонкостях работы с ом или ксерексом.
Инструкция
Чтобы отправить факс, продвиньте лист формата А4 в прорезь на крышке прибора. Дождитесь щелчка. Если бумага закрепилась в факсе, значит она вставлена правильно.
Поднимите трубку и наберите номер абонента. Отправляя факс за границу, не забудьте ввести код страны и города. При пересылке по Москве уточните, не находится ли телефон в зоне 499. В этом случае при звонках из районов с кодом и 495, и 499 необходимо набирать дополнительные цифры. Введите 8, затем 499 и нужный номер.
Дозвонившись, представьтесь и попросите принять факс. Дождитесь, пока оппонент ответит "стартую". После этого нажимайте кнопку "старт" на своем аппарате. Если лист пополз через ролики, значит все в порядке - передача удалась. В случае ошибки бумага остановится, и на табло появится сообщение о неисправности.
Отправляя информацию на факс, находящийся в автоматическом режиме, проделайте те же действия, что описаны выше. Только не дожидайтесь ответа оппонента. Как только услышите в трубке характерные резкие звуки, нажимайте кнопку "старт".
Чтобы принять факс, поднимите трубку. Как только оппонент скажет "стартую" или "примите факс", нажимайте кнопку "старт". Если из аппарата показалась бумаг, передача идет успешно. В том случае, когда вам не нужно продолжать разговор, повесьте трубку - это не прервет работу факса. Если вы хотите соединиться с отправлявшим, чтобы проверить, все ли документы прошли, оставайтесь на линии. После завершения печати листа аппарат автоматически переключится на аудиовызов, и вы сможете уточнить интересующие детали.
Обратите внимание
Если факс не принимает или не отправляет документы, проверьте, не застряла ли бумага. Если все в порядке, попробуйте его перезагрузить. Выключите аппарат из розетки и подождите десять минут, затем включите. Если он отказывается работать, обратитесь в сервисную службу.
Полезный совет
Вовремя добавляйте бумагу в факс и меняйте чернила. От этого зависит корректная работа аппарата и успешное функционирование всей компании.
Несмотря на то, что современная офисная техника стремительно развивается, факс-машины по-прежнему остаются востребованными по всему миру. Люди пользуются факсом, признавая этот способ передачи информации одним из самых простых и надежных. Однако, далеко не все знают, как правильно отправить и принять факс.
Вам понадобится
- -факс;
- -работающая телефонная линия;
- -бумага формата А4.
Инструкция
Включите факс. Подождите, пока он придет в рабочее состояние и включится режим «stand by». Возьмите лист формата А4. Найдите прорезь для бумаги, в большинстве аппаратов она находится в крышке, и вставьте бумагу до щелчка. Удостоверьтесь, что лист вставлен правильно, в противном случае некорректная работа факса гарантирована.
Подготовьте необходимый телефонный номер. Не забудьте уточнить код страны, если отправляете факс за границу, а также код города. Поднимите трубку и наберите номер.
Дождитесь ответа на другом конце провода. Представьтесь и попросите принять факс. Эта процедура может не понадобиться, если на том конце провода факс включен по умолчанию. Нажмите кнопку «Старт» на аппарате. Вставленный лист бумаги должен медленно поползти внутрь факса. Если в процессе отправки произошла поломка или техническая накладка, то бумага остановится в аппарате. На дисплее появится сообщение о возможной ошибке.
Если позвонили и попросили принять факс, поднимите трубку. Как только на том конце линии скажут «примите факс», нажмите кнопку «старт». Теперь ждите. Если бумага вышла из аппарата, то факс прошел нормально. Обратите внимание, совершенно не обязательно прерывать разговор во время передачи или приема факса. Более того, если передача была важная и необходимо удостовериться, что все дошло хорошо, не кладите трубку и ожидайте, пока факс принимающей стороны не осуществит прием и не переключится в аудиорежим.
Видео по теме
Обратите внимание
Будьте аккуратными и вовремя меняйте картриджи с чернилами. Функционирование факса с неправильно установленными или высохшими чернилами приведет к поломке факса.
Полезный совет
Аккуратно обращайтесь с бумагой. Контролируйте размер листа и его состояние. Мятая бумага или случайно вставленные пара листов вместо одного приведут к бумажному «джему». Бумага застрянет в факс-машине и, возможно, придется вызывать специалиста по ремонту.
Отсутствие факсимильного аппарата вовсе не является препятствием для отправки сообщения по этому каналу связи. Если у вас имеется обычный персональный компьютер, для обмена факсимильными сообщениями вам понадобится лишь небольшая приставка - факс-модем.
В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.
Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.
клиентские правила
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .
На вкладке в разделе Правило
Нажмите кнопку ОК .
Правила и оповещения .
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.
Совет:
Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.
Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
Нажмите кнопку ОК .
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .
Совет:
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.